Как навести порядок в ресторане: инвентаризация и чистота

Инвентаризация — это не просто подсчет продуктов на складе. Это основа порядка, контроля и финансовой стабильности вашего ресторана. Если вы хотите избежать недостач, хищений и хаоса в учете, нужно внедрить системный подход к инвентаризации и уборке. Рассказываю, как это сделать.

Виды инвентаризации

Сплошная (полная) инвентаризация

Это проверка всего: от запасов продуктов до оборудования. Обычно проводится перед годовым отчетом, сменой владельцев или ответственными аудитами. Полная инвентаризация помогает выявить недостачи, ошибки учета или хищения.

Когда нужна? Перед важными событиями — например, закрытием года или сменой управляющего.

Частичная (неполная) инвентаризация

Здесь проверяются отдельные позиции: дорогие продукты, оборудование или работа конкретных сотрудников. Такой формат удобен для регулярного контроля — раз в месяц или чаще.

Когда нужна? Если есть подозрения на хищения или порчу товаров.

Внезапная инвентаризация

Проводится без предупреждения сотрудников. Это может быть выборочная проверка бара или кухни либо полное обследование всех запасов. Внезапность помогает выявить манипуляции с данными и предотвратить нарушения.

Когда нужна? Чтобы держать персонал в тонусе и исключить злоупотребления.

Как подготовиться к инвентаризации

1. Определите периодичность
   Решите, как часто проводить проверки: ежедневно, еженедельно или ежемесячно. Чем больше оборот товара — тем чаще нужны проверки.

2. Назначьте ответственных
   Закрепите за процессом кладовщиков, старших поваров или управляющих баром. Их данные внесите в систему автоматизации учета — так будет проще контролировать процесс.

3. Остановите движение товара

На время проверки приостановите поступление и расход продуктов: это исключит путаницу в данных.

4. Подготовьте учетную базу
   Внесите все накладные по приходу и расходу товаров заранее. Убедитесь, что списания просроченных продуктов уже отражены в системе учета.

5. Создайте бланки для описи
   Для каждого цеха кухни, бара и зала подготовьте отдельные формы для фиксации результатов проверки.

Проведение инвентаризации

1. Систематический подсчет
   Проверьте все запасы на складах, кухне и баре: от упаковок до сроков годности продуктов. Результаты сразу фиксируйте в описях — никаких «потом».

2. Выявление расхождений
   Если фактические данные не совпадают с учетными:

   • Недостача — когда чего-то меньше.
   • Излишек — когда чего-то больше.
   • Пересортица — излишек одного товара компенсирует недостачу другого.

Каждое расхождение анализируйте отдельно: выясняйте причины и устраняйте их системно.

Наведение чистоты

Чистота влияет не только на репутацию заведения, но и на его прибыльность: грязь отпугивает гостей быстрее плохого меню.

1. Стандарты чистоты
   Создайте документ с требованиями к уборке каждой зоны ресторана: кухня должна блестеть после каждой смены; зеркала протираются специальными средствами; столы моются после каждого гостя.

2. Чек-листы уборки
   Разработайте пошаговые инструкции для каждой зоны заведения:

   • Кухню убирают 4 человека;
   • Санузлы обслуживают 3 сотрудника;
   • Зал приводят в порядок 2 человека.

Ежедневно проводите несколько уборок (до открытия ресторана и после его закрытия), а раз в неделю устраивайте генеральную уборку с использованием профессионального оборудования вроде пароочистителей или моющих машинок.

Технологии упрощают жизнь

Современные системы автоматизации помогают сократить время на рутину:

• Программы вроде iiko позволяют вести учет запасов автоматически: система сама считает остатки товаров, фиксирует перемещения между складами и предупреждает о возможных недостачах.
• Автоматизированный мониторинг помогает вовремя заметить отклонения от нормы: будь то излишки алкоголя на баре или нехватка ингредиентов на кухне.
• Чек-листы можно интегрировать прямо в систему управления рестораном — сотрудники будут отмечать выполненные задачи через приложение.

Минимизация рисков

Чтобы избежать проблем с учетом:

1. Проводите регулярные проверки запасов.
2. Документируйте каждый этап процесса.
3. Обучайте персонал стандартам работы через тренинги.
4. Используйте независимых аудиторов для объективной оценки данных.
5. Ротируйте сотрудников между точками сети ресторанов — это снижает риск конфликта интересов при проверках.

Инвентаризация — это не про цифры ради цифр; это инструмент контроля над бизнесом и способом минимизировать убытки от ошибок персонала или хищений товаров. А технологии вроде iiko делают этот процесс проще и прозрачнее для всех участников бизнеса.

Подключайте iiko у RestoGuru уже сегодня!