Как подключить ресторан к ЕГАИС: пошаговая инструкция
Если вы продаёте алкоголь в ресторане, баре или кафе, вам обязательно нужно подключиться к ЕГАИС — государственной системе учёта алкоголя. Это не просто формальность, а обязательное требование закона. Рассказываю, как это сделать.
Шаг 1. Получите квалифицированную электронную подпись (КЭП)
КЭП — это цифровая подпись, которая заменяет вашу собственноручную подпись на документах. Без неё работать с ЕГАИС невозможно. Получить КЭП можно в налоговой службе или аккредитованных удостоверяющих центрах. Для этого понадобятся паспорт и свидетельство о регистрации бизнеса.
Важно: если у вас несколько точек продаж алкоголя, для каждой понадобится отдельная КЭП.
Шаг 2. Купите защищённый USB-носитель
Для хранения КЭП нужен специальный USB-ключ с криптографической защитой — например, JaCarta или Рутокен ЭЦП 2.0. Каждый ключ привязывается к конкретной точке продаж и обеспечивает безопасность данных.
Шаг 3. Зарегистрируйтесь в системе ЕГАИС
Регистрация проходит через личный кабинет на сайте ЕГАИС с использованием вашей КЭП. Учтите: система работает только через браузеры Internet Explorer или Microsoft Edge (в режиме эмуляции IE). Вам нужно будет указать адреса всех точек продаж и данные лицензии на розничную торговлю алкоголем.
Шаг 4. Установите Универсальный Транспортный Модуль (УТМ)
УТМ — это программа для обмена данными между вашей учётной системой и сервером ЕГАИС. Она устанавливается на каждый компьютер в точке продаж и требует стабильного интернет-соединения.
Совет: не ставьте больше одного УТМ на один компьютер — это может вызвать проблемы с передачей данных.
Шаг 5. Настройте RSA-ключи
RSA-ключи обеспечивают шифрование данных при работе с ЕГАИС. Их срок действия ограничен одним годом, поэтому важно продлевать их заранее, за месяц до истечения срока.
Шаг 6. Интегрируйте УТМ с учётной системой
Сам по себе УТМ не имеет интерфейса для работы — его нужно интегрировать с вашей системой автоматизации учёта (например, iiko). Это позволит автоматически передавать данные о продаже алкоголя в ЕГАИС без ручного ввода.
Автоматизация экономит время и снижает риск ошибок при работе с документами.
Шаг 7. Ведите учёт алкоголя
Работа с алкоголем требует строгого соблюдения правил:
- Приёмка продукции: сканируйте акцизные марки каждой бутылки и подтверждайте товарно-транспортные накладные.
- Списание: отражайте все продажи и списания алкоголя в течение одного рабочего дня.
- Алкодекларация: раз в квартал отправляйте отчёт о движении алкогольной продукции.
- Журнал учёта: фиксируйте все операции с алкоголем — от поступления до списания.
Шаг 8. Обеспечьте электронный документооборот (ЭДО)
Для работы с поставщиками подключитесь к сервису ЭДО — он упрощает обмен документами и помогает соблюдать требования системы «Честный знак».
Шаг 9. Зарегистрируйте поднадзорные площадки
Все места хранения или продажи алкоголя должны быть зарегистрированы в системе «Цербер». Для этого укажите адреса объектов и другую необходимую информацию.
Шаг 10. Настройте доступ сотрудников
Ваши сотрудники должны иметь доступ к системе «Меркурий» для выполнения операций вроде гашения ВСД (ветеринарных сопроводительных документов). Создайте им учетные записи и назначьте права доступа.
Что ещё важно знать?
- Законы: ориентируйтесь на ФЗ-171 «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта». Этот закон регулирует всю работу с алкоголем.
- Оборудование: убедитесь, что ваши компьютеры поддерживают работу с УТМ и браузером Internet Explorer.
- Обучение персонала: сотрудники должны понимать правила работы с ЕГАИС, чтобы избежать штрафов за ошибки.
- Автоматизация процессов: системы вроде iiko помогут вам настроить интеграцию с ЕГАИС так, чтобы всё работало автоматически.
Подключение к ЕГАИС может показаться сложным процессом из-за множества технических нюансов, но правильная настройка избавит вас от проблем в будущем.
Если хотите упростить этот процесс — подключайте iiko у RestoGuru! Мы поможем настроить систему так, чтобы она работала за вас!