Как перейти на iiko и не потерять бизнес: инструкция для рестораторов
Переход на новую систему автоматизации — это всегда стресс. Особенно, если вы меняете привычное ПО на что-то новое, например, iiko. Но если подойти к процессу с умом, можно не только избежать проблем, но и вывести ресторан на новый уровень эффективности. Рассказываю по шагам.
1. Разберитесь в своей текущей системе
Прежде чем переходить на iiko, нужно понять, что у вас сейчас работает хорошо, а что требует улучшений. Например:
- Как вы управляете заказами?
- Удобно ли вести складской учет?
- Есть ли проблемы с мотивацией персонала?
Этот анализ поможет вам выбрать нужный функционал в новой системе и избежать переплат за ненужные модули.
2. Выберите подходящий пакет iiko
iiko предлагает несколько решений для разных типов заведений:
- iikoOffice — для управления финансами и аналитикой.
- iikoFront — для работы официантов и кухни.
- iikoChain — для сетевых ресторанов: централизованное управление меню, ценами и акциями.
- iikoDelivery — для доставки: интеграция с курьерскими службами и управление заказами.
Если у вас небольшое кафе или точка быстрого питания, хватит базового пакета. Для сети ресторанов лучше сразу брать комплексное решение вроде iikoChain.
3. Обучите персонал
Без обучения сотрудников система работать не будет. Важно заранее организовать тренинги:
- Пройдите базовые курсы от iiko сами.
- Отправьте ключевых сотрудников (например, администраторов) на полный курс обучения.
Вебинары и видео-инструкции от iiko помогут освоить всё: от управления складом до настройки финансовой отчетности.
4. Настройте оборудование
После подписания договора с iiko вам назначат инженера проекта. Он поможет настроить POS-терминалы, фискальные регистраторы, чековые принтеры и планшеты официантов.
Важно заранее согласовать график установки оборудования и подготовки сотрудников к работе с ним.
5. Перенесите данные из старой системы
Чтобы не терять время при запуске новой системы:
- Экспортируйте номенклатуру товаров из старого ПО в формат CSV.
- Загрузите технологические карты блюд.
- Перенесите данные о клиентах (например, дисконтные карты).
- Добавьте информацию о сотрудниках: графики работы, медицинские книжки.
Эти данные станут основой вашей работы в iiko.
6. Настройте систему под себя
После переноса данных настройте модули:
- iikoFront — управление заказами в зале.
- iikoHostess — оптимизация банкетов.
- iikoPayment — автоматизация платежей.
Не забудьте про складской учет: внесите остатки товаров вручную или через импорт данных из файла.
7. Интегрируйтесь с другими системами
Если у вас есть доставка еды или вы работаете через агрегаторы вроде Delivery Club или Яндекс Еда:
- Настройте интеграцию через API (ключи предоставляют службы доставки).
- Синхронизируйте меню между системой ресторана и платформой доставки.
- Подключите бонусные программы или акции прямо через интерфейс iikoDelivery.
Для кассового учета подключите фискальные регистраторы и интеграцию с бухгалтерией (например, через «1С»).
8. Контролируйте работу системы
После запуска системы регулярно проверяйте её работу:
- Используйте аналитику продаж для выявления слабых мест.
- Следите за уведомлениями о сбоях прямо в интерфейсе программы.
- Проводите инвентаризацию склада хотя бы раз в месяц.
Ошибки лучше исправлять сразу: это может быть неправильная настройка скидок или некорректный учет ингредиентов на складе.
9. Обеспечьте безопасность данных
Доступ к системе должен быть строго ограничен:
- Создавайте отдельные учетные записи для каждого сотрудника с минимально необходимыми правами доступа.
- Регулярно обновляйте пароли.
- Храните архивы видеонаблюдения до трёх месяцев (это предусмотрено системой).
Шифрование данных защитит ваш бизнес от утечек информации даже при внешних атаках.
10. Пользуйтесь техподдержкой
У официальных дилеров iiko есть круглосуточная поддержка:
- Если сломался терминал или зависла программа — звоните сразу же.
- Техподдержка помогает устранить ошибки удаленно либо отправляет специалиста на место.
Это особенно важно во время пиковых нагрузок: например, вечером пятницы или во время больших банкетов.
Пример успешного внедрения
Одна сеть ресторанов после перехода на iiko сократила время обработки заказов на кухне на 30%, а также уменьшила потери продуктов благодаря точному учету остатков на складе.
Хотите так же? Начните планировать переход уже сегодня!
Подключайте систему автоматизации ресторана iiko у RestoGuru!