Как внедрить систему закупок от продаж в ресторане и перестать терять деньги
Ресторанный бизнес — это постоянная борьба за свежесть продуктов, минимизацию потерь и оптимизацию затрат. Один из самых эффективных инструментов для этого — система закупок от продаж. Она позволяет заказывать продукты ровно в том объеме, который был продан за определенный период. Это значит: меньше порчи, меньше излишков, больше контроля.
Разберем пошагово, как внедрить эту систему и какие технологии помогут автоматизировать процесс.
Шаг 1. Определите сроки хранения продуктов
Каждый продукт имеет свой срок годности. Например, мясо и рыба хранятся считанные дни, а консервы могут лежать месяцами. Важно прописать для каждого продукта его срок хранения с учетом условий на вашем складе. Это основа всей системы: вы не сможете эффективно управлять запасами без понимания их "срока жизни".
Шаг 2. Установите частоту поставок
Частота поставок должна соответствовать срокам хранения продуктов и возможностям вашего склада. Например, если ресторан продает 60 кг огурцов в неделю, логично заказывать их дважды в неделю по 30 кг. Так вы избежите накопления излишков или дефицита.
Шаг 3. Рассчитайте запас на две поставки
Чтобы избежать перебоев в работе кухни, нужно всегда иметь запас на две ближайшие поставки. Например, если вы продаете 50 кг курицы в неделю и делаете заказы дважды в неделю, то ваш минимальный запас должен покрывать потребности до следующей доставки плюс небольшой резерв на случай форс-мажоров.
Шаг 4. Организуйте хранение
Продукты должны храниться правильно: мясо — при низкой температуре в холодильнике, сухие товары — в прохладном месте без влаги. Неправильное хранение приводит к порче даже свежих продуктов.
Шаг 5. Дозаказывайте до уровня запаса
Если текущий остаток ниже необходимого запаса на две поставки — дозакажите недостающее количество сразу же. Например, если у вас осталось всего 15 бутылок вина при норме запаса в 100 бутылок — срочно дозакажите еще 85.
Стандартизируйте процесс закупок
Создайте утвержденный лист продукции с ключевой информацией о каждом продукте: название, объем упаковки, производитель, интенсивность заказа и необходимый запас на две поставки. Это поможет систематизировать процесс закупок и исключить ошибки.
Пример:
- Наименование: Огурцы
- Срок хранения: 5 дней
- Интенсивность заказа: Дважды в неделю
- Запас на две поставки: 20 кг
Работайте с проверенными поставщиками
-
Тендеры
Выбирайте поставщиков через тендеры с учетом качества продукции и цен. -
Контроль качества
При приемке проверяйте документы и внешний вид товара; бракованный товар возвращайте сразу. -
Резервные варианты
Держите контакты нескольких альтернативных поставщиков для критически важных позиций (например, мяса или молочных продуктов).
Используйте технологии для автоматизации
Современные системы управления рестораном позволяют полностью автоматизировать процесс закупок:
-
Трекинг продаж
Системы вроде iiko интегрируются с кассой ресторана (POS-системой) и автоматически рассчитывают объем необходимых заказов. -
Управление запасами
Автоматический учет остатков помогает вовремя пополнять склад без лишних затрат. -
Формирование заказов
Система сама формирует заявки для поставщиков на основе данных о продажах.
- Аналитика
Подробные отчеты помогают понять динамику продаж и оптимизировать работу ресторана.
Пример использования технологий: ресторан продает по 25 кг курицы каждые три дня; система iiko фиксирует продажи через POS-систему и автоматически формирует заказ ровно на нужное количество продукта перед следующей доставкой.
Почему это выгодно?
- Вы экономите деньги благодаря сокращению излишков.
- Продукты всегда свежие — клиенты довольны качеством блюд.
- Персонал тратит меньше времени на управление складом.
- Снижаются риски штрафов благодаря соблюдению требований законодательства (например, интеграция с ФГИС «Меркурий»).
Внедрение системы закупок от продаж требует времени и усилий на старте: нужно пересмотреть процессы учета товаров и обучить персонал работать с новой системой управления складом или программным обеспечением вроде iiko или CHUSER.
Но результат того стоит: снижение потерь до минимума, четкий контроль над запасами и повышение эффективности работы заведения.
Хотите внедрить систему закупок от продаж быстро? Подключайте iiko у RestoGuru! Мы поможем настроить все процессы под ваш бизнес!